יצירת קשר

CRM ותהליכים

הטמעת
מערכות CRM ותהליכים

בונים תשתית
דיגיטלית לצמיחה

אנו מטמיעים CRM כחלק מתהליך עסקי שלם – מתיאום ציפיות ומיפוי תהליכים, דרך בניית המערכת והדרכת הצוותים, ועד ליווי שוטף ושיפור מתמשך. המטרה היא תשתית ניהולית שמחברת בין שיווק, מכירה, תפעול, שירות וגבייה, המאפשרת להנהלה לקבל החלטות מבוססות נתונים בזמן אמת.

בדקו התאמה לארגון

מה קורה כשארגונים גדלים?

אתם גדלתם, הצוות הכפיל את עצמו, הלקוחות מרובים, המערכות עובדות, אבל משהו קורה:

המידע מפוזר
ואין שקיפות

מכירות עובדות באקסל אחד, תפעול במערכת אחרת, שירות בווטסאפ. אין מקור אמת אחד, וההנהלה לא יודעת מה באמת קורה.

התהליכים
לא אחידים

כל איש מכירות עובד אחרת. כל מנהל פרויקט מנהל בסגנון שלו. אין תקן אחיד שהארגון כולו עובד לפיו.

עבודה ידנית
שוחקת את הצוות

העובדים מעתיקים מידע בין מערכות, שולחים תזכורות ידנית, ומחפשים מידע שעות במקום להתמקד במה שחשוב באמת.

התלות באנשים
גבוהה מדי

אם מישהו חולה או עוזב, תהליכים שלמים מתפרקים, כי הידע נמצא בראש של אנשים, לא במערכת.

זה לא כישלון.
זו נקודת הצמיחה!

ארגונים שמגיעים לנקודה הזו לא צריכים "עוד מערכת" – הם צריכים תשתית ניהולית שעובדת.

למה CRM לבד לא יפתור את זה?

הרבה ארגונים קונים CRM, מקווים שזה יסדר את הכאוס ואז מגלים שהמערכת לא משקפת את אופן העבודה האמיתי שלהם. 

העובדים ממשיכים לעבוד מחוץ למערכת וההנהלה עדיין לא מקבלת תמונת מצב אמינה. 

אחרי 6 חודשים המערכת הופכת למאגר מידע שאף אחד לא נוגע בו.
הסיבה היא ש- CRM הוא לא פתרון, הוא כלי.

הפתרון האמיתי הוא תהליך עבודה מסודר שהמערכת משקפת אותו.

הגישה של EffectivBiz

תהליך לפני טכנולוגיה

אנחנו לא מוכרים מערכת CRM, אלא בונים תשתית ניהולית שמאפשרת לארגון לעבוד בסדר, בשקיפות ובשליטה.

איך אנחנו עובדים:

01

מיפוי התהליכים בפועל

לפני שנוגעים בטכנולוגיה, אנחנו ממפים איך הארגון באמת עובד היום. לא על פי תבניות כלליות – על פי המציאות שלכם.

אנחנו בוחנים:

  • שיווק: איך נכנסים לידים, מאיפה, ומי מטפל בהם
  • מכירה: השלבים האמיתיים מליד ראשוני ועד סגירת עסקה
  • תפעול: מה קורה אחרי חתימה – מי מוביל, מה התהליך, איפה הפרויקט
  • שירות ותחזוקה: איך מטפלים בפניות, מי אחראי, איך עוקבים
  • גבייה: מעקב אחר חשבוניות, תזכורות, חובות
  • דיווח ניהולי: מה ההנהלה צריכה לדעת, באיזו תדירות, ובאיזה פורמט

המיפוי הזה מבוסס על שיחות עם הצוותים, הבנת הכאבים, וזיהוי היכן התהליך נשבר.

02

הגדרת תהליך ברור ומדיד

אחרי המיפוי, אנחנו בונים תהליך עבודה אחיד שכל הארגון יכול לעבוד לפיו. אנחנו מגדירים שלבי עבודה ברורים – כל עובד יודע מה התפקיד שלו ומה הצעד הבא. מגדירים אחריות – אין יותר "מישהו אמור לטפל בזה". 

 

קובעים נקודות בקרה – ההנהלה יודעת איפה דברים תקועים ולמה. ובונים מדדים ניהוליים – מה מודדים, איך מודדים, ומתי מתריעים.

התוצאה היא תהליך שכל הארגון מבין, יכול לעבוד לפיו, ושאפשר לשפר לאורך זמן.

03

התאמת ה-CRM לתהליך שלכם

רק עכשיו אנחנו בונים את המערכת. אנחנו מתאימים:

  • מבנה ישויות ושדות – המערכת משקפת את המונחים והתהליכים שלכם
  • שלבים וסטטוסים – בדיוק כמו שהגדרנו בתהליך
  • הרשאות לפי תפקיד – כל אחד רואה מה שהוא צריך
  • אוטומציות ו-Workflows – המערכת עושה את העבודה החוזרת במקום האנשים
  • דוחות ודשבורדים ניהוליים – ההנהלה רואה תמונת מצב אמיתית בזמן אמת

הארגון לא משתנה בשביל המערכת – המערכת נבנית בשביל הארגון.

04

הדרכה ואימוץ

הטמעה טכנית זה רק חצי מהסיפור. אנחנו מקפידים על הדרכה מותאמת לכל תפקיד – כל צוות מקבל הדרכה רלוונטית לשימוש שלו. 

אנחנו עובדים עם המשתמשים בפועל, עונים לשאלות מהשטח ומשפרים את חוויית השימוש לפי הפידבקים.

 

מערכת שלא משתמשים בה – לא הצליחה. האימוץ חשוב לא פחות מהפיתוח.

מערכות CRM שאנחנו עובדים איתן

אנחנו בוחרים את המערכת לפי הצורך העסקי, לא לפי העדפה טכנולוגית.
Fireberry CRM

Fireberry CRM

פתרון ישראלי גמיש, מתאים במיוחד לארגונים עם תהליכים ייחודיים ודרישות אוטומציה מתקדמות.

Zoho CRM

Zoho CRM

אקוסיסטם רחב ועוצמתי – מתאים לארגונים שצריכים יותר ממכירה: שיווק, שירות, תפעול, BI ודוחות.

Monday

Monday

למי שצריך ויזואליות וגמישות בניהול פרויקטים, עם אפשרות להתאמה לתהליכי CRM.

למה ארגונים מטמיעים CRM עם EffectivBiz?

  • חווית לקוח משופרת – כל פניה מתועדת, כל עובד יודע את ההיסטוריה
  • הגדלת מחזור המכירות – פחות עסקאות שנופלות בין הכיסאות
  • שיתוף מידע בין צוותים – מכירות, תפעול ושירות עובדים ממערכת אחת
  • חיסכון בזמן – פחות עבודה ידנית, יותר אוטומציה
  • שקיפות ניהולית – ההנהלה יודעת מה קורה בזמן אמת
  • צמיחה ללא כאוס – תשתית שגדלה יחד עם הארגון

התוצאה שארגונים מקבלים

סדר תפעולי

תהליכים ברורים שכולם עובדים לפיהם

שקיפות ניהולית

ההנהלה יודעת מה קורה בזמן אמת

מערכת אחת שעובדים איתה באמת

לא עוד 5 אקסלים ו-3 מערכות מנותקות

תשתית שמאפשרת צמיחה

המערכת גדלה יחד עם הארגון

בין לקוחותינו

שאלות נפוצות על מערכות CRM

אם אתם חווים אחד או יותר מהדברים האלה, סביר שהגיע הזמן:

  • המידע מפוזר – מכירות עובדות באקסל, תפעול במערכת אחרת, שירות בווטסאפ
  • לא ברור מה קורה – כדי לקבל תשובה פשוטה צריך לשאול כמה אנשים
  • עבודה ידנית שוחקת – העובדים מעתיקים מידע בין מערכות במקום להתמקד בעבודה
  • תהליכים לא אחידים – כל אחד עובד אחרת, אין תקן אחד
  • תלות גבוהה באנשים – אם מישהו עוזב, תהליכים מתפרקים

אם זה מוכר לכם – הגעתם לנקודת הצמיחה.

רוב הפרויקטים נכשלים לא בגלל המערכת, אלא בגלל התהליך. ארגונים קונים CRM, מקווים שזה יפתור את הבעיות – ואז מגלים ש:

  • המערכת לא משקפת את אופן העבודה שלהם
  • העובדים ממשיכים לעבוד מחוץ למערכת
  • ההנהלה לא מקבלת תמונת מצב אמינה

הסיבה: התחילו מהמערכת במקום מהתהליך. CRM הוא כלי – הפתרון הוא תהליך עבודה מסודר שהמערכת משקפת אותו.

הטמעה רגילה:

  • מתחילים מהמערכת
  • בונים שדות וטפסים לפי תבניות כלליות
  • מקווים שהעובדים יסתגלו
  • התוצאה: מערכת שלא משתמשים בה

הטמעה תהליכית:

  • מתחילים ממיפוי: איך הארגון עובד היום
  • מגדירים תהליך ברור ומדיד שכולם מבינים
  • בונים את המערכת לפי התהליך
  • מדריכים ומלווים את הצוותים עד לאימוץ מלא
  • התוצאה: תשתית ניהולית שעובדת

זה תלוי בהיקף ובמורכבות. בדרך כלל:

  • פרויקט ממוקד (תהליך אחד, צוות אחד) – מספר שבועות
  • פרויקט רחב (כל הארגון, כמה תהליכים) – 2-4 חודשים

החלק החשוב הוא לא רק זמן ההטמעה, אלא האימוץ. אנחנו לא מסיימים כשהמערכת עולה לאוויר – אנחנו מלווים עד שהארגון עובד איתה בפועל.

זה קורה. הרבה ארגונים מטמיעים CRM, ואחרי כמה חודשים מגלים שהעובדים לא משתמשים בו או שהנתונים לא מדויקים.

אפשר לתקן את זה. אנחנו:

  • ממפים את הפערים – למה המערכת לא עובדת
  • מתקנים את התהליך – מגדירים מחדש איך צריך לעבוד
  • מתאימים את המערכת – משנים שדות, אוטומציות, דוחות
  • מלווים את הצוותים – עד שהם עובדים עם המערכת בפועל

אנחנו בוחרים את המערכת לפי הצורך העסקי, לא לפי העדפה טכנולוגית.

  • Fireberry CRM – פתרון ישראלי גמיש, מתאים לארגונים עם תהליכים ייחודיים ודרישות אוטומציה מתקדמות
  • Zoho CRM – אקוסיסטם רחב ועוצמתי, מתאים לארגונים שצריכים יותר ממכירה: שיווק, שירות, תפעול, BI
  • Monday – למי שצריך ויזואליות וגמישות בניהול פרויקטים

השאלה היא לא "איזו מערכת הכי טובה", אלא "מה המערכת הנכונה לתהליך שלכם".

לא. אנחנו לא משנים תהליכים בשביל המערכת – אנחנו בונים מערכת שמשקפת את התהליכים שלכם.

אבל, לפעמים המיפוי חושף תהליכים לא יעילים. במקרה כזה, אנחנו מציעים שיפורים – לא כי המערכת דורשת את זה, אלא כי זה נכון עסקית.

העיקרון: הארגון לא משתנה בשביל המערכת – המערכת נבנית בשביל הארגון.

אנחנו לא נעלמים אחרי העלייה לאוויר. אנחנו:

  • מלווים את הצוותים – עונים לשאלות, פותרים בעיות
  • משפרים תהליכים – מזהים מה עובד ומה צריך לשפר
  • מוסיפים אוטומציות – מרחיבים לאט לאט
  • מתאימים לשינויים עסקיים – המערכת גדלה יחד עם הארגון

המטרה היא מערכת שחיה ומתפתחת, לא קופסה קפואה.

כן. ארגונים גדולים כבר עובדים עם מערכות:

  • ERP (Priority, SAP)
  • מערכות חשבשבת
  • כלי תקשורת (דואר, טלפוניה, WhatsApp)
  • מערכות BI ודוחות

אנחנו מחברים הכל, כך שהמידע זורם אוטומטית, אין הכפלות, ויש מקור אמת אחד.

זה תלוי בהיקף:

  • גודל הארגון
  • מורכבות התהליכים
  • כמות אינטגרציות
  • היקף הדרכה וליווי

אנחנו מתחילים בשיחת מיפוי קצרה – בלי התחייבות, בלי לחץ. נבין את האתגר, נראה אם יש התאמה, ונציע מסלול פעולה ברור.

אנחנו פחות מתאימים ל:

  • ארגונים שמחפשים "רק מערכת" בלי שינוי תהליכי
  • מי שמצפה ש-CRM יפתור הכל אוטומטית בלי מעורבות הארגון
  • מי שלא מוכן להשקיע בהטמעה אמיתית ואימוץ

אם CRM נתפס רק ככלי טכנולוגי – זה לא פרויקט שמתאים לנו.

אנחנו לא מתחילים מהמערכת – אנחנו מתחילים מהעסק. העבודה שלנו מבוססת על:

  • מיפוי תהליכים – איך הארגון עובד היום
  • הגדרת אחריות – מי עושה מה
  • עיצוב זרימת עבודה – איך התהליך צריך להיראות

ורק אחר כך הטמעת CRM/אוטומציות שמיישמות את זה בפועל.

מוכנים לבדוק אם זה מתאים לארגון שלכם?

אנחנו מתחילים בשיחת מיפוי קצרה בלי התחייבות, בלי לחץ.
נבין את האתגר, נראה אם יש התאמה ונחליט ביחד איך להמשיך.